Google Team Drives bieden een aantal duidelijke voordelen voor samenwerking in teams. Zo stelt het je in staat ongelimiteerd bestanden op te slaan. Rollen en toegang worden op teamniveau bepaald – geen gedoe met individueel eigenaarschap van bestanden dus. En door de eenvoudige laagdrempelige gebruiksstructuur vindt het moeiteloos zijn weg in de gebruiksroutine van je medewerkers.

Tot zover de opzichtige voordelen. Maar Google Drive for Teams heeft meer aan boord om je organisatie efficiënter te helpen (samen)werken. In dit blog verkennen we vier verrassende voordelen van Team Drives voor organisaties.

 

1. Team Drives verhogen kwaliteit van output

Het klinkt misschien wat raar, maar data-opslag heeft invloed op de kwaliteit van het uiteindelijke werk. De reden? Drive maakt informatie binnen het samenwerkingsproces toegankelijker.

Traditioneel gezien werd digitale samenwerking gedragen door een flinke dosis schaduw-IT. Dat wil zeggen: medewerkers gebruiken software en tools buiten extern van de organisatie. Informatie en bestanden worden uitgewisseld middels email, WeTransfer en USB-sticks. Bestanden kennen geen centrale plek. De keerzijde hiervan laat zich zien wanneer je minutenlang op zoek bent naar dat ene mailtje, een WeTransfer wilt binnenhalen die verlopen is of een specifieke collega op de rug moet kloppen om de meest recente versie van een bestand te traceren.

Dergelijke samenwerkingshobbels leiden tot tijdsverlies en zelfs verlaagde kwaliteit van het eindproduct. Er wordt minder gebruikgemaakt van de beschikbare informatie en gezamenlijke input wordt niet optimaal samengevoegd. Flow en focus worden verhinderd door frustratie.

Team Drives brengen bestanden onder op een centraal punt. Elk teamlid heeft makkelijk toegang tot de meeste actuele informatie en input. Door gebruik te maken van Google’s collaboratietools zijn feedback en wijzigingen gestroomlijnd. Dit alles leidt tot meer output in minder tijd.

 

2. Team Drives zijn schaalbaar

Traditionele IT groeit binnen een organisatie vaak schoksgewijs. Wanneer de huidige apparatuur en infrastructuur niet voldoende is, dient de organisatie te investeren in nieuwe hardware. De organisatie jojoot tussen onder- en overcompleet.

Doordat Google Drive for Teams een Cloud-gebaseerde oplossing is, laat het zich schaalbaar vergroten. Als organisatie neem je precies af wat je nodig hebt. Voor 8,00 per gebruiker per maand beschik je over onbeperkte opslag en toegang tot de Google Google Workspace.

Groeit je organisatie, dan groeit Drive mee. Krimpt je organisatie in, dan verlaag je simpelweg het aantal gebruikers. Hiermee is Drive voorspelbaar en kostenefficiënt.

 

3. Team Drives laten integraties toe

Google Drive beoogt de weg tussen opslag en bewerking zo kort mogelijk te maken. Daarom biedt het volop integraties met andere tools en software, zodat bewerking en samenwerking rechtstreeks vanuit de Drive mogelijk is.

Google Drive is naadloos verweven met de Google Workspace apps, voor het bewerken van docs, spreadsheets en presentaties. Maar ook third-party developers bieden volop integraties met de web- en desktopversie van Drive. Wat dacht je van de ‘save to drive’ plugin voor Chrome, waarmee je een bestand automatisch opslaat in de Drive? Of in-browser videobewerking met WeVideo, rechtstreeks vanuit Google Drive.

Je bepaalt als organisatie zelf of je van deze integraties gebruik wilt maken. Dit kan stap voor stap worden uitgebouwd. Het is beslist niet noodzakelijk om de complete workflow van elk team in Drive onder te brengen.

 

4. Team Drives zetten een nieuwe standaard in collaboratietools

De Team Drive stelt een geheel nieuwe manier open van samenwerking in teams. Ja, in de kern is het ‘gewoon’ bestandsopslag in de Cloud. Maar dankzij ondersteuning van een gehele keur aan collaboratietools- en functies van Google, kan het een grote impact hebben op efficiëntie van samenwerking, kwaliteit van output en werkplezier.

Stel je eens voor: een brainstorm met deelnemers vanuit uiteenlopende locaties via Google Hangouts. Ideeën worden direct genoteerd door de verschillende teamleden in één centraal document, zichtbaar voor iedereen. In de officiële uitwerking kunnen externe personen worden uitgenodigd met comment-only rechten – bijvoorbeeld de klant.

Team Drives vormen de spil binnen een nieuwe manier van werken. Een manier die de mogelijkheden van de hedendaagse collaboratietools volop benut. Van kennisdeling, idee-generatie tot eindproduct. Team Drives zullen de samenwerking van teams niet zomaar magisch verbeteren, maar ze bieden je organisatie een solide basis om elke stap in het samenwerkingsproces te stroomlijnen.

Blogs & Cases