De behoefte aan online communicatie is niet nieuw of onbekend. Veel organisaties en HR-managers spelen in op die behoefte en bieden collega’s een waslijst aan tools om online samen te kunnen werken. Een chatprogramma, een projectmanagementsysteem, intranet, interne nieuwsbrieven, zo kunnen we nog wel even doorgaan. Een toolset-overload maakt je helaas nog geen connected company. Een sociaal communicatieplatform vangt veel van de benodigde functionaliteiten op één plek. Wat zorgt voor meer efficiëntie, kostenbesparingen, stijging van productiviteit en daardoor ook nog eens meer werkplezier. Wanneer zo’n platform dan ook nog eens precies zo werkt als een van de tools die je in je privéleven gebruikt, what’s not to like

Wat is Workplace by Facebook dan precies? 

Een leuk bruggetje naar waar we het echt over willen hebben: Workplace: het zakelijke communicatieplatform van Facebook. Deze digitale (samen) werkomgeving biedt je alle handvaten om company-wide mededelingen te plaatsen – waar dan ook echt iedereen op kan reageren. Maar je kunt ook projectteams inrichten, events plaatsen, klanten of leveranciers uitnodigen, you name it. Eigenlijk hetzelfde als hoe Facebook werkt voor privégebruik, maar dan met echt relevante informatie in plaats van kattenfilmpjes. Hoewel je voor die laatste categorie natuurlijk prima een aparte groep kan maken in Workplace, voor #Workfun. Het grote voordeel van deze overeenkomsten met het privéplatform: Dankzij deze vertrouwde structuur werkt Workspace intuïtief en omarmt iedereen in je organisatie deze tool gemakkelijk. De adoptiegraad van boven de 85% zegt genoeg. 

Zo bereik je die efficiëntie in communicatie 

Dat al je collega’s straks inloggen bij Workplace is slechts de eerste stap. Maar daarmee heb je de deur naar succesvolle interne communicatie nog maar op een kier gezet. Hieronder vind je 8 voordelen van Workplace die ervoor zorgen dat je die deur helemaal open kunt gooien. 

 

1. De newsfeed houdt de hele organisatie op de hoogte

Met een kop koffie, al scrollend door de newsfeed je dag beginnen. Of de dag afsluiten. Het maakt niet uit wanneer er naar gekeken wordt, de newsfeed laat alle belangrijke mededelingen zien en houdt dus iedereen op de hoogte van wat er gebeurt in je organisatie. Ook staat het iedereen vrij om te reageren, of dat nou met een like of een reactie is. Deze berichten hoeven dus niet meer gemaild te worden. Extra fijn voor iedereen die zijn of haar inbox als actielijst ziet en knettergek wordt van alle vervuiling. Zo stuurt de CEO van Makro al een hele tijd geen @all mails meer. Wel zet hij extra belangrijke berichten bovenaan vast in de newsfeed. Niet meer te missen dus. 

 

2. Iedereen is en communiceert gelijk

Je geeft iedereen de kans om te reageren op berichten of vragen te stellen, welke rol ze ook hebben binnen je organisatie. Echt goede communicatie is namelijk tweerichtingsverkeer. Workplace geeft iedereen de mogelijkheid om gehoord te worden en de dialoog aan te gaan. Dit zorgt niet alleen voor een betere zichtbaarheid en toegankelijkheid van hoger management. Het zorgt over de hele linie tot een beter begrip van elkaar en effectievere samenwerking. 

 

3. Creëer digitale projectgroepen

Communicatie over bepaalde projecten is alleen relevant voor iedereen die daadwerkelijk een rol heeft in dat project. Die collega’s maken daarom hun eigen groep, waarin ze alles over hun project kunnen delen. Van projectplan tot updates en agenda’s voor meetings: alle informatie staat op een plek om optimaal, online samen te werken.  

 

4. Efficiënt communiceren op het beste moment

Verlies jij jezelf ook meer dan eens in je inbox? Het zal je verbazen hoeveel uren er gaan zitten in het doornemen en beantwoorden van e-mails. Dat, terwijl er genoeg berichten voorbij zullen komen waarbij slechts een bevestiging dat je het gelezen hebt, of dat je het ergens mee eens bent, genoeg is. Een platform als Workplace geeft die ruimte, om bepaalde berichten te beantwoorden met een like, ze enkel te lezen of wel een comment te geven wanneer dat nodig is. Dat kan iedereen doen op het moment dat het ze uitkomt. Tijdens een koffiebreak of tussen een meeting door. Iedereen blijft op de hoogte gedurende de dag en die inbox is aan het einde van de dag een stuk minder vol. Als je ‘m überhaupt nog gebruikt.

 

5. Altijd en overal toegankelijk

Alles wat je nodig hebt om bij je Workplace te kunnen, is een werkende internetverbinding. Geen ingewikkeld gedoe met VPN’s of specifieke locaties. “Ik kan daar alleen bij als ik op kantoor ben” is vanaf nu verleden tijd. Dat maakt remote werken een stuk aantrekkelijker. Daarnaast zorgt het ervoor dat collega’s zonder fysiek bureau, zoals bijvoorbeeld winkelmedewerkers, zonder moeite betrokken blijven bij het reilen en zeilen van je organisatie. En dat niet alleen: iedereen kan zo waardevolle input en feedback geven.

 

6. Passief en actief geïnformeerd blijven

Hoe graag we het ook willen, niet iedereen zal altijd even betrokken (kunnen) zijn. Dat is oké, want Workplace geeft de vrijheid om de informatie tot je te nemen op jouw manier. Ben je bijvoorbeeld passief betrokken bij een project, maar wil je toch up-to-date blijven? Perfect. Een reactie geven op elk bericht van de CEO? Ook prima. Deze vrijheid en de daarbij horende laagdrempeligheid stimuleert de betrokkenheid juist, op een ongedwongen manier die voor iedereen past. De mensen die wel overal op reageren? Een makkelijkere manier om brand ambassadeurs te vinden was er nog niet, want die identificeer je via de Advanced Insights functie.  

 

7. Naadloze aansluiting met je andere systemen

Werk je al digitaal samen met bijvoorbeeld Google Drive of Trello? Dan sluit dit naadloos aan op Workplace. Maar ook tools als Sharepoint, Zoom en verschillende HR-systemen kun je integreren. Of je nu werkt met G Suite of Microsoft 365, Workplace draait er gewoon naast. Zelfs aan de ‘drempel’ van inloggen is gedacht: Workplace synchroniseert gewoon met de identiteitsprovider die je al gebruikt zoals Active Directory of SAML.

 

8. Nieuwe mensen onboarden was nog nooit zo makkelijk

Collega’s leer je kennen via het people-overzicht. Groups gebruiken om projecten eigen te maken. Foto’s van het laatste teamuitje bekijken; nieuwe collega’s zijn binnen no-time onderdeel van je organisatie en weten de juiste mensen te vinden als ze vragen hebben. Je kunt zelfs aan ‘pre-boarding’ doen waarmee je nieuwe collega’s alvast toegang geeft tot Workplace om ze zo in een warm bad te laten landen zodra ze actief in dienst komen. Dan stellen ze zich uiteraard alvast voor met een persoonlijk bericht op de newsfeed, welkom!

9. Alle relevante informatie vind je in de knowledge library

De vraag “hoe moet ik mijn vakantie aanvragen?” zul je niet meer zo snel horen als je gebruik maakt van de Knowledge Library in Workplace. Hier kun je al je belangrijke statische informatie plaatsen, zoals het vakantiereglement. Of bijvoorbeeld standaard projectprocessen. Ook vind je hier snelkoppelingen naar andere tools en resources. Nooit meer zoeken dus.

 

Dat waren al (meer dan) 9 manieren waarop Workplace van Facebook jouw organisatie gaat helpen om effectief samen te werken en te communiceren. Ben je ook benieuwd naar wat de economische voordelen zijn? Forrester deed er onderzoek naar en de cijfers liegen er niet om. Uiteraard kunnen wij je die uitkomsten ook vertellen. Dus als je meer wilt weten over Workplace, neem dan contact op met Bart!

Andere cases